Quantas vezes você se viu participando de reuniões online que pareciam não ter fim? Essa é uma realidade compartilhada por muitos profissionais. Por isso, otimizar o tempo durante esses encontros é uma necessidade urgente!
De acordo com uma pesquisa da Doodle nos EUA, 58% dos colaboradores entrevistados viram, durante reuniões de trabalho, os colegas saírem para atender o telefone, enviar uma mensagem de texto ou fazer outras atividades.
Quanto mais longas, menos produtivas as reuniões costumam ser.
Além disso, com a intensificação do home office, os encontros remotos se tornaram mais importantes para conectar as pessoas. Mas, nesse “novo normal”, os resultados dessa prática não são nada positivos.
Um estudo da Associação Brasileira de Psiquiatria (ABP) revelou que 54,8% dos psiquiatras entrevistados relataram um aumento de queixas relacionadas à saúde mental, como estresse e ansiedade, causados pelo excesso de reuniões virtuais.
A boa notícia é que existem saídas para minimizar esses problemas. Veja quais são elas!
Quer otimizar o tempo das suas reuniões online? Confira as melhores dicas
1. Planeje as reuniões online e compartilhe as instruções com antecedência
Quando as conversas são planejadas antes, todo mundo ganha tempo.
Além de agendar uma data e horário, o ideal é que o líder da reunião defina quais assuntos serão abordados, quais pessoas precisam participar e qual a duração prevista.
Dessa forma, os participantes chegam preparados e podem colaborar de forma mais efetiva.
2. Escolha o local e as ferramentas certas
Um dos problemas das reuniões online são as interrupções desnecessárias. Portanto, tenha o cuidado de estar em um ambiente adequado, silencioso e bem iluminado.
A escolha da ferramenta de videoconferência também é um ponto importante. Ela deve levar em conta as necessidades de cada encontro para ter certeza de que a solução oferece os recursos adequados.
3. Avalie se a sua participação é realmente necessária
Nem sempre é possível participar de todas as reuniões e ainda ter tempo de finalizar as tarefas, não é verdade?
Sendo assim, pergunte a você mesmo se a sua presença não é redundante.
Dependendo do caso, a participação de uma pessoa da sua equipe já basta. Dessa forma, os demais conseguem se dedicar a outras atividades e podem ter acesso às informações mais relevantes por meio do colega.
4. Foque no conteúdo da reunião online
Se você precisa ou escolheu participar do encontro, esteja presente nele. Ou seja, evite fazer outras coisas ao mesmo tempo.
Para otimizar o tempo, você deve praticar a escuta ativa durante a videoconferência e se concentrar na discussão para conseguir contribuir de verdade.
5. Reveja a frequência dos encontros
Uma prática comum nas empresas é o agendamento de reuniões semanais para o alinhamento entre a equipe ou para discutir um projeto específico.
Mas será que elas são realmente necessárias?
Se elas são feitas apenas pela força do hábito, talvez a frequência possa ser reavaliada.
6. Coloque um limite máximo de 45 minutos
Uma queixa comum entre os profissionais é que as reuniões virtuais são mais cansativas que as presenciais. Por isso, não adianta nada prolongar as discussões quando todos os participantes já estão mentalmente exaustos.
Uma estratégia que funciona bem tanto para otimizar o tempo quanto para aumentar a produtividade é realizar encontros curtos, de no máximo 45 minutos.
Quando é assim, as pessoas tendem a ser mais objetivas em suas falas.
Otimizar o tempo dos encontros virtuais é mais fácil do que você imagina!
Leve em consideração que muita gente ainda está se acostumando a essa nova dinâmica do home office. Assim, otimizar o tempo das reuniões online parece um desafio gigantesco.
Mas, como você viu, isso é possível!
Coloque as dicas em prática e não deixe de compartilhá-las com os seus colegas de trabalho.
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