Realizar várias tarefas ao longo de um dia de trabalho pode ser extremamente cansativo, e às vezes desejamos que o dia tenha mais de 24 horas para dar conta de todas as tarefas. Como isso não é possível, é preciso fazer uma análise da gestão de tempo.
A boa notícia é que, com um bom planejamento, você acaba otimizando o tempo, e todas as atividades podem ser realizadas sem que haja necessidade de ultrapassar a sua carga horária diária.
Os dias passam rapidamente e, por isso, a otimização de tempo é interessante, pois além de concluir as obrigações usuais ainda conseguimos dedicar um pouco do nosso tempo para a preparação do futuro que almejamos. Assim, temos a possibilidade de investir na vida profissional ou pessoal, dependendo das necessidades.
Quer saber como otimizar o tempo no trabalho? Confira as 8 dicas que separamos para você!
1. Priorize todas as demandas
O primeiro passo a ser dado por você para otimizar o seu tempo é priorizar e categorizar as demandas urgentes. Verifique quais são as atividades que precisam ser desempenhadas mais rapidamente. A dica é realizar primeiro as tarefas mais complexas.
Os afazeres mais simples e os que têm menor importância podem ser realizados ao longo do dia. Caso não dê tempo de fazer essas tarefas, não vai ser preciso fazer horas extras, pois elas poderão ser feitas no dia seguinte.
Em meio a tantas demandas do âmbito profissional, você também precisa pensar no que vai fazer após o expediente. Pode ser um curso, uma atividade de lazer ou então dar atenção para a sua família. Essa atitude ajuda a manter o bem-estar e a saúde, permitindo que você retorne às atividades do trabalho nos horários corretos. Lembre-se: é importante cuidar da saúde mental, ainda mais nesse período de quarentena.
2. Defina metas diárias
Definir as metas diárias é um passo importante e que requer muito cuidado. Não se esqueça de anotar os deveres que precisam ser realizados durante as suas rotinas de trabalho. Veja abaixo alguns itens que devem ser registrados:
- anote os compromissos mais importantes, como reuniões;
- registre dados relativos a assuntos que precisam ser tratados com sua equipe de trabalho.
Todas as anotações devem ficar em um lugar de fácil acesso; deixe-as em sua agenda, em notas no seu computador ou em aplicativos que permitam criar listas de compromissos e que enviem lembretes. Dessa forma você pode visualizá-las a qualquer momento e nenhum detalhe vai ficar despercebido.
3. Separe um tempo para trabalhos que surgem ao longo do dia
Deixe um tempo reservado para as tarefas prioritárias que surgem ao longo do dia. Essas atividades aparecem de repente e não são previsíveis, de modo que a sua atenção imediata deve ser voltada para elas. Entre esses afazeres que se tornam prioridades podemos citar:
- atendimento a reclamações de clientes;
- tomada de decisão referente a situações que representem risco para a empresa na qual você trabalha.
4. Defina períodos para dar uma pausa
No momento em que todas as tarefas planejadas para o dia tiverem sido realizadas, se presenteie com um tempo para respirar fundo e relaxar. As atividades que podem ser realizadas nesse tempo de pausa, após estar com a sensação de dever cumprido, são simples. Entre elas estão:
- fazer alongamentos, exercícios, entre outras atividade físicas ;
- assistir séries e filmes;
- marcar um jantar com os seus amigos, nem que seja online!
Por mais simples que possa parecer, não é tão fácil tirar um tempo para descansar, ainda mais quando você está na gerência de uma empresa. Não deixe de comemorar cada momento que tiver ao lado de pessoas importantes, afinal de contas a sua jornada de trabalho para esse dia já chegou ao fim.
5. Delegue tarefas
Delegar as tarefas é uma maneira muito eficiente de realizar todos os trabalhos que são solicitados a você e à sua equipe. Não acumule as atividades para si, pois muitas vezes acreditamos que ninguém pode ser tão bom quanto nós e acabamos ficando sobrecarregados.
Selecione as pessoas com aptidão para realizarem cada uma das tarefas. Cada integrante de seu time tem facilidade em trabalhar com algumas demandas, então conte com eles para manter tudo em dia.
6. Programe os pagamentos das contas da empresa
Se você trabalha no setor financeiro de uma organização ou em uma empresa de pequeno porte, em que é o responsável pelas contas do estabelecimento, saiba que organizar o pagamento dos boletos também é uma tarefa que exige tempo e dedicação.
Separe cada fatura por data de vencimento. Para isso, utilize a tecnologia a seu favor, por meio das planilhas do seu computador, como as do Excel. Essas ferramentas são muito úteis para esse fim. Outro método muito simples para manter as contas em dia é cadastrar cada uma delas no débito automático do banco com o qual a sua empresa trabalha. Agindo assim, você não vai ter que sair às pressas para pagar débitos que estejam vencendo ou que tenham sido esquecidos.
7. Tenha humildade
Avalie as tarefas e defina quais serviços vai conseguir fazer no decorrer de cada dia. Selecione poucos afazeres, pois desse modo você pode realizar cada um deles da melhor maneira possível. Isso com certeza vai aumentar a sua satisfação consigo.
8. Não postergue atividades
Cada uma das atividades tem o seu prazo para ser entregue, por isso não postergue nenhuma delas. Quanto mais tarefas saírem da sua pauta, melhor para você e para a sua equipe. Esse procedimento é simples, e acredite, serve também para manter os seus cronogramas em dia.
Enfim, tome algumas atitudes que ajudem a cumprir o seu objetivo de realizar a otimização de tempo em seu local de trabalho. Saber administrar bem o tempo é o maior segredo das empresas de sucesso. Então, analise cada detalhe dos trabalhos designados a você e à sua equipe, pois dessa maneira você saberá quais são as melhores estratégias para estar otimizando o tempo no trabalho. Coloque em prática as condutas descritas acima!
Gostou das nossas dicas? Aproveite e veja como lidar com a ansiedade e cuidar da sua saúde mental em tempos de pandemia.
Vamos juntos passar por tudo isso 🙂
